Как заверить копию документов, рассказывает нотариус
– Екатерина Ивановна, кто может нотариально засвидетельствовать верность копий документов и выписок из них?
– Такими лицами являются нотариусы, должностные лица загранучреждений (дипломатические агенты дипломатических представительств Беларуси в случае выполнения консульских функций и консульские должностные лица консульских учреждений Беларуси), уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов.
Следует отметить, что уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов не имеют права оформлять копии документов, предназначенных для действия за пределами Республики Беларусь.
– При каких условиях свидетельствуется верность копий документов и выписок из них?
– Есть несколько нюансов.
Во-первых, документ не должен противоречить законодательству.
Например, не могут быть засвидетельствованы копии доверенности, не содержащей даты ее выдачи, доверенности на дарение имущества без указания одаряемого и предмета дарения, договора дарения от имени гражданина, признанного недееспособным – их законными представителями.
Во-вторых, документ должен иметь юридическое значение и содержать обязательные для него реквизиты.
Юридическое значение могут иметь самые разные документы при защите гражданами и юридическими лицами своих прав и законных интересов, для доказательства каких-либо фактов. Причем для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных для данного вида документов реквизитов: наименование органа, организации, выдавших документ, дата, печать, подпись и др.
В-третьих, верность копий свидетельствуется, если в данном конкретном случае это не запрещено законодательством.
Так, запрещено законодательством свидетельствование копий документов, содержащих сведения, не подлежащие разглашению в силу их секретности и имеющие гриф «секретно» или «совершенно секретно», либо когда в тексте документа содержится отметка о запрещении свидетельствования копии с него (копированию не подлежит).
Не подлежат свидетельствованию копии брошюр, газетных публикаций и других печатных изданий.
Также не могут быть засвидетельствованы копии документов, представляющих собой изложение сделки, заключенной между физическими лицами или с участием физических лиц, в простой письменной форме.
Не допускается свидетельствование верности копий документов, выданных органами, регистрирующими акты гражданского состояния, и архивами органов, регистрирующих акты гражданского состояния, управлений юстиции облисполкомов, если в них имеются исправления, в том числе оговоренные.
– Каковы особенности свидетельствования верности копий документов и выписок из них?
– Верность копии или выписки из документа, исходящего от гражданина, свидетельствуется только при условии, что подлинность подписи гражданина засвидетельствована нотариально.
Верность копии приложения к диплому, выданного в виде выписки итоговых отметок (выписки из зачетно-экзаменационных ведомостей, выписки из зачетной ведомости), свидетельствуется только при предъявлении оригинала диплома.
Для свидетельствования верности копии документа, изложенного на иностранном языке, необходимо наличие нотариально засвидетельствованного перевода этого документа на русский (белорусский) язык.
Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется тогда, когда оригинал содержит решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В выписке отражаются полный текст части документа по определенному вопросу и текст части такого документа, содержащий сведения, позволяющие идентифицировать этот документ.
Верность копии с копии документа свидетельствуется только нотариусом и при условии, что верность копии документа засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. При этом копия документа, выданная юридическим лицом, должна быть изготовлена на бланке этого юридического лица и содержать запись о том, что подлинный документ хранится в делах данного юридического лица, а также копия должна быть заверена подписью руководителя юридического лица.
Нотариус может свидетельствовать верность копии документа, срок действия которого истек.
Обращаю внимание, что во всех случаях копия документа или выписка из него, которая свидетельствуется нотариально, обязательно сличается с оригиналом документа. Без предъявления подлинного документа нотариальное свидетельствование его копии невозможно.
За свидетельствованием копии документа или выписки из документа, копии с копии документа вправе обратиться любое лицо, в том числе не являющееся владельцем документа.
